Gymrace
Gyms melden zich aan als partner van de race. Wat daarna volgde was een reeks losse handelingen — betaling nakijken, adres opzoeken, kaart bijwerken, mailinglijst bijwerken, site bijwerken — en elke handeling kon blijven liggen zonder dat iemand het merkte.
01Aanmelden was één formulier en daarna acht handelingen.
Een gym die partner wil worden, wil vooral snel zichtbaar zijn: op de storelocator, met het juiste adres, zodat leden hem vinden. Tussen aanmelding en zichtbaarheid zat een reeks stappen die iemand met de hand deed, in vier verschillende systemen.
Dat gaat niet spectaculair mis, maar sluipenderwijs: een gym die betaald heeft en er niet op staat, een speld die net naast het pand valt, een partner die de nieuwsbrief niet krijgt. Je hoort het pas als iemand belt, en dan is het al een tijdje zo.
02Wat er gebouwd is
Betalen is het startsein
Een gym meldt zich aan en rekent af via Stripe. Pas als de betaling binnen is, begint de rest — er bestaat geen tussenstand waarin iemand half partner is en iemand anders moet nakijken of het klopt.
Het formulier vraagt zo min mogelijk. Alles wat verderop nodig is, wordt afgeleid uit wat er al staat, want elk extra veld kost aanmeldingen.
- Betaling via Stripe
- Minimum aan invoervelden
- Geen halve aanmeldingen
- De rest wordt afgeleid
Van adres naar speld op de kaart
Uit het adres worden de coördinaten opgehaald, zodat de gym op de storelocator staat waar hij werkelijk staat. Precies het soort stap dat met de hand vaak nét verkeerd gaat, en waar niemand achteraf op controleert.
In dezelfde beweging gaat de gym naar de juiste lijst in Mailchimp en wordt hij gepubliceerd naar de site in Webflow. Aanmelden en zichtbaar zijn is daarmee één gebeurtenis in plaats van een reeks opdrachten.
- Coördinaten uit het adres
- Publicatie naar Webflow
- De juiste lijst in Mailchimp
- Eén gebeurtenis, geen reeks stappen
Zichtbaar wat er gebeurt
Het Filament-panel toont per aanmelding waar hij staat: betaald, gepubliceerd, op de kaart, in de lijst. Een partner die ergens strandt, staat als gestrande partner in beeld.
Daarnaast draaien de koppelingen die de site van tickets en antwoorden voorzien: tarieven uit Atleta en de veelgestelde vragen uit Helpscout, allebei naar diezelfde Webflow-site.
- Status per aanmelding
- Stranden is zichtbaar
- Tarieven uit Atleta
- Antwoorden uit Helpscout
03Technische keuzes
De betaling als startsein
Een partner die zichtbaar is voordat er betaald is, moet je terugdraaien — in vier systemen. Andersom hoeft dat nooit.
Zo min mogelijk uitvragen
Coördinaten zijn af te leiden uit een adres, en een lijstindeling uit de rest. Wat je kunt afleiden hoef je niet te vragen, en elk veld dat je niet vraagt levert aanmeldingen op.
Een panel om op te kijken
Een automatisering zonder logboek merk je pas als een partner belt. Wat er doorging en wat er strandde staat daarom in Filament, per aanmelding.
04Een gym meldt zich aan, betaalt, en staat daarna zonder tussenkomst op de kaart, in de lijst en op de site.
Het aanmeldproces vraagt geen opvolging meer, en de vier systemen eronder blijven zonder handwerk gelijk. Wat er wél misgaat is zichtbaar in het panel in plaats van stil.
Het programma kan verder groeien met wat een gym zelf mag beheren, zoals openingstijden en het beeld op de kaart.
