Homefans
Een reis bestaat uit een wedstrijdkaart, een hotel en vervoer, elk met een eigen leverancier en eigen beschikbaarheid. Dat werd bijgehouden in spreadsheets.
01Elke boeking was een puzzel van drie leveranciers in een spreadsheet.
Wedstrijdkaarten, hotelkamers en vervoer werden apart ingekocht, elk met eigen aantallen en eigen deadlines. De beschikbaarheid van een reis was daarmee de kleinste gemene deler van drie lijsten die niemand in één oogopslag zag.
Klanten kregen daardoor vaak pas achteraf te horen of hun boeking rond was. En omdat reizen maanden vooruit worden geboekt, liep de betaling in termijnen die met de hand werden bijgehouden.
02Wat er gebouwd is
Pakketten als bouwstenen
Een reis is opgebouwd uit losse onderdelen die elk hun eigen beschikbaarheid en inkoopprijs hebben. Het systeem rekent per samenstelling uit wat er nog te boeken is en tegen welke prijs.
Opties krijgen een vervaltermijn, zodat ingekochte kamers niet onbeperkt geblokkeerd blijven. Wisselkoersen worden per inkoop vastgelegd in plaats van achteraf herrekend.
- Onderdelen met eigen voorraad
- Prijsopbouw per component
- Wisselkoersen per inkoop
- Opties met vervaltermijn
Betalen in termijnen
Bij boeking betaalt de klant een aanbetaling, het restant volgt voor vertrek. Dat klinkt eenvoudig, maar het vraagt om herinneringen, deelbetalingen en een status die op elk moment klopt.
Annuleringen en gedeeltelijke terugbetalingen lopen door dezelfde stroom, met een directe aansluiting op de boekhouding zodat er niets dubbel geboekt wordt.
- Aanbetaling en restant
- Automatische herinneringen
- Terugbetaling bij annulering
- Aansluiting op de boekhouding
Werk voor de backoffice
De backoffice ziet per reis wie er meegaat, wat er nog ontbreekt en welke leverancier bevestigd heeft. Waar eerst een spreadsheet met kleuren stond, staat nu een status per onderdeel.
Reisdocumenten worden per deelnemer gegenereerd uit dezelfde gegevens. Groepscommunicatie gaat vanuit het systeem, zodat wijzigingen bij iedereen terechtkomen.
- Deelnemerslijsten per reis
- Status per leverancier
- Reisdocumenten genereren
- Communicatie per groep
03Technische keuzes
Componentmodel
Een reis als samenstelling in plaats van een vast pakket, zodat nieuwe combinaties geen nieuwe bouwopdracht zijn.
Betaalprovider met termijnen
Deelbetalingen en terugbetalingen zitten in de provider zelf, wat eigen boekhoudlogica en risico scheelt.
Status per onderdeel
Niet één status voor de hele boeking, maar per leverancier. Daardoor is zichtbaar wat er precies vasthangt.
04Boekingen lopen van aanvraag tot reisdocument door hetzelfde systeem, zonder tussenstap in een spreadsheet.
Klanten krijgen direct duidelijkheid over beschikbaarheid en betaling, en de backoffice ziet per reis waar het op wacht. De inkoop kan grotere aantallen aan zonder dat de administratie meegroeit.
Het platform groeit mee per seizoen. Ik werk aan nieuwe leverancierskoppelingen en aan rapportage over marge per reis.
