Jurgen Langezaal
De winkel en de webshop telden elk hun eigen voorraad. Klanten bestelden artikelen die net verkocht waren, en de correcties gingen met de hand.
01Twee tellingen van dezelfde plank, die elke dag verder uit elkaar liepen.
Op de vloer werd verkocht via de kassa, online via de webshop. Beide hielden hun eigen aantallen bij en werden aan het eind van de dag met de hand bijgewerkt. Bij drukte gebeurde dat pas de volgende ochtend.
Het gevolg was voorspelbaar: klanten bestelden artikelen die al verkocht waren. Elke annulering kostte een telefoontje, een terugbetaling en een stukje vertrouwen.
02Wat er gebouwd is
Voorraad als enige waarheid
Het kassasysteem is leidend geworden. Elke verkoop op de vloer werkt binnen enkele seconden door in de webshop, en andersom reserveert een online bestelling het artikel meteen.
Retouren lopen dezelfde weg terug. Een dagelijkse controlerapportage laat zien waar de telling alsnog afwijkt, zodat een fout binnen een dag zichtbaar is in plaats van bij de inventarisatie.
- Realtime koppeling met de kassa
- Reservering bij afrekenen
- Retouren automatisch terug
- Dagelijkse controlerapportage
Bestellen en afhalen
Klanten kiezen bij het afrekenen of ze laten bezorgen of zelf ophalen. Bij afhalen zien ze of het artikel daadwerkelijk in de winkel ligt, niet of het ergens in het magazijn zou moeten zijn.
Het personeel krijgt een pakbon met vaklocatie, zodat een bestelling in één keer te vinden is. Kortingen en acties gelden op beide kanalen, wat discussie aan de kassa scheelt.
- Afhaalmoment kiezen
- Pakbon met vaklocatie
- Bericht bij gereedmelding
- Acties geldig in winkel en shop
Migratie zonder verlies
De oude shop had jaren aan opgebouwde vindbaarheid. Een nieuwe structuur betekent nieuwe URL's, en zonder plan verdwijnt die waarde in één nacht.
Er is een volledige redirectkaart opgesteld en per productgroep gecontroleerd voordat er werd omgezet. De livegang liep gefaseerd, met klantaccounts en bestelhistorie intact.
- Redirects per oude URL
- Klantaccounts overgezet
- Historie van bestellingen behouden
- Gefaseerde livegang
03Technische keuzes
Shopify als basis
Betalingen, beveiliging en updates hoefden niet zelf gebouwd te worden. Het maatwerk zit in de koppeling, niet in het fundament.
Kassa leidend
Eén systeem moet gelijk krijgen bij tegenstrijdigheid. Op de vloer wordt fysiek geteld, dus daar ligt de waarheid.
Reserveren bij afrekenen
Niet pas bij betaling, maar zodra iemand het afrekenproces ingaat. Dat voorkomt dubbele verkoop in de laatste minuut.
04Geen verkopen meer op artikelen die niet op voorraad liggen, en één telling voor winkel en webshop.
De dagelijkse handmatige correctie is verdwenen en de inventarisatie kost een fractie van de tijd. Afhalen is een reëel alternatief geworden, omdat de klant kan vertrouwen op wat er staat.
Ik houd de koppeling bij als de kassaleverancier of Shopify iets wijzigt, en werk mee aan uitbreidingen rond het assortiment.
