Mud Masters

Deelnemers schrijven zich in als team, maar zelden in één keer compleet. Iemand boekt voor vier personen, twee haken af, er komen drie anderen bij. Elke wijziging raakte de indeling van de startvakken.

Die indeling werd per editie handmatig gemaakt: teams bij elkaar houden, capaciteit per vak respecteren en rekening houden met de afstand die iedereen loopt. Een dag werk, en bij late wijzigingen opnieuw.

Eén deelnemer start de inschrijving en nodigt de rest uit. Het team blijft bij elkaar in de indeling, ook als de samenstelling later nog verandert.

Betalen kan per persoon of in één keer, en een deelnemer kan zijn plek overdragen zonder tussenkomst van de organisatie. Bij uitverkocht schuift de wachtlijst automatisch door.

De indeling houdt rekening met teamgrootte, gekozen afstand en capaciteit per startvak. Wat een werkdag kostte, is nu een berekening van enkele minuten.

De organisatie kan het resultaat daarna nog handmatig bijstellen, bijvoorbeeld voor deelnemers met bijzondere wensen. Startbewijzen worden per deelnemer gegenereerd.

Evenementen vinden plaats op terreinen met beperkt netwerk. Een systeem dat een verbinding vereist, valt daar precies op het verkeerde moment stil.

De inchecklijsten werken daarom lokaal door en synchroniseren zodra er weer bereik is. Late inschrijvingen op locatie lopen door hetzelfde systeem.

Een volwaardige beheeromgeving zonder die zelf te bouwen, zodat het werk in de indelingslogica kon zitten.

Het schema wordt opnieuw berekend in plaats van bijgewerkt. Late wijzigingen kosten daardoor geen extra werk.

Op het terrein is netwerk onbetrouwbaar. De incheck werkt door en synchroniseert later.

De organisatie kan tot vlak voor het evenement wijzigingen doorvoeren zonder dat het schema opnieuw gelegd moet worden. Op de dag zelf verloopt de incheck zonder afhankelijkheid van het netwerk.

Per editie werk ik mee aan nieuwe afstanden en startformats, en aan rapportage voor de organisatie.